¿Qué tener en cuenta para convocar una conferencia de prensa?

Escrito por el 4 febrero, 2020

La conferencia de prensa existe desde hace algo más de un siglo y ha ido evolucionando hasta hacerse casi omnipresente gracias a las tecnologías. Se trata de una entrevista colectiva en la que convocamos a los representantes de los medios para informarles a todos, a la vez, a fondo y sobre un tema que se considera de interés general.

Cuando pensemos en convocar una conferencia, tenemos que tener en consideración que no existe una fórmula que garantice que lo que vamos a contar en ella va a aparecer en los medios.

La respuesta de los medios a los mensajes que traslademos depende de varios factores: la actividad de nuestra organización, a qué se dedique, quién da la conferencia y la oportunidad del tema (si el asunto a tratar es de enorme actualidad, parte del debate público y nosotros como organización tenemos información de este tema – es más fácil engancharse a una ola que generarla-) y la cantidad de actos que hay en ese día, entre otros factores.

Hay que tener en consideración que el éxito de la conferencia no depende de cuantos medios lo cubran, sino de que demos respuesta a la expectativa que hay: tenemos que darles una noticia, pensar como ellos. Desde el punto de vista de la organización hay que ponerse en el puesto de los periodistas y pensar que la única forma de trasladar nuestro mensaje es darles una noticia.

Al convocar una conferencia de prensa, tenemos que tener en cuenta:

En primer lugar, tenemos que asegurarnos de que tenemos algo que contar, preparar una idea y un mensaje clave que sirva de titular. De esta forma, facilitándole el trabajo a los periodistas, será más probable que publiquen sobre nuestra empresa.

Hay que avisar con antelación para que los medios puedan acudir y tener en cuenta al fijar la hora que esta no coincida con otra actividad que deban cubrir. Si la agenda del día puede camuflar nuestra noticia, es mejor reconsiderar fecha y hora.

Especificar qué portavoces van a intervenir. Previo a la conferencia, nosotros como empresa debemos preparar a los portavoces para que pueda responder a las preguntas de interés.

Hay que garantizar que la convocatoria llegue a los medios interesados a través de los medios oficiales y es preferible no confirmar mediante llamada si han recibido la convocatoria, porque puede ser molesto. Lo mejor es simplemente asegurarse de que los canales de sean los correctos.

Es muy importante cómo será la conferencia: el logotipo de nuestra organización tiene que estar grande y central, el entrevistado tiene que ocupar una situación de privilegio, los medios tienen que tener espacio para sus equipos, el escenario debe ser adecuado, el discurso tiene que estar previsto y hay que responder a las expectativas de la convocatoria.

Por último, después de la conferencia, hay que hacer un control de su impacto en medios: ¿hemos conseguido transmitir lo que queríamos?, ¿dónde se ha publicado? y ¿por qué hemos tenido éxito o hemos fracasado?

Este último punto es esencial, pues es la única manera de corregir errores para siguientes convocatorias.


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